【ファシリテーション】会議は事前準備で8割が決まる！簡単に実践できる会議の5つのコツ

会議は事前準備が大切だと耳にしたことはありませんか？
私も今まであまり意識して会議に臨んでいませんでしたが、会議に参加するメンバーの役職などが上がっていくにつれて“事前準備”の大切さが身に染みて感じてきました。
なんとなく会議を設定して臨んでいる方は、これから紹介する5つのポイントを抑えてから臨むようにすると会議が円滑に進められるようになると思います。

会議の事前準備のポイント

会議の目的、ゴールを設定する

その会議でどのような内容を議題とするのか、どうなったらその会議は完了なのかを定義しておく必要があります。
これを決めておかないと、議論の流れをどのような方向に持っていけば良いのか、議論の着地点を見失ってしまいます。

会議の目的、ゴールの例

また議題によって招集するメンバーが変わってきます。

招集するメンバーを決める

予め決まっている場合もあると思いますが、必要なメンバーが抜けている場合は追加で招集します。
重要事項を決定し合意を得るのであれば決裁権限を持つ人を、ディスカッションする場合に専門的な意見が欲しいのであれば専門知識を持つ人を呼ぶなど。
必要なメンバーが揃っていない会議では、決裁権限者がいないために合意まで持っていけない、専門知識がないためにディスカッションにならなかったなど、会議がムダになってしまう恐れがあります。

会議のアジェンダを決める

アジェンダとは会議の議題や進行表を記載したものです。
議題のみを並べるものではありません。
アジェンダが会議の設計図になります。
設計図が描けていないと、良い会議にはなりません。

アジェンダ例

会議の進め方と落としどころを決める

会議のやり方を事前に決め、必要なものを準備します。
ホワイトボードを使うのか、ポストイットを使うのか、スライドに書き込んでいくのかを決め、その準備を行います。
3で議題を整理しましたが、どのように会議を進めて行くのかのシミュレーションしておくことをお勧めします。
この議題に対して、“どのような意見が出るか”、“こんな質問が来たらこう返そう”、“こっちの方に話が外れてしまったら引き戻そう”、“結論としてはおおよそこの辺りになるだろう”と想定をしておきます。
会議は想定通りに進むわけではないですが、シミュレーションをしておくことで、会議の最中に想定していない方向に向かってしまった際に、冷静に対処できるようになってきます。
また、シミュレーションをしておくことで、各議題に掛けられる時間なども見えてきます。
当日時間が超過しないように、時間配分も考えておきましょう。

事前にアジェンダ、資料を共有する

ここまで準備したら、あとは考えたアジェンダと資料があるのであれば併せて共有します。
配布した内容について議論したいのであれば、事前に読んできてもらえるようにアナウンスをしてください。
事前に読んて来てもらえないと、会議中に資料を読み込む時間が必要になり議論が停滞してしまいます。
また、参加者に役割を持たせたいのであれば、それも事前に説明しておきましょう。
“この議題になったら専門的な見地から意見をお願いします”、”この会議の最後で、判断・決定をしていただきたい”など。
これをやっておくと、スムーズに議題を進めて行くことができます。

おまけ~会議中のポイント

会議の種類にもよりますが、会議中に実施すると良いことを簡単に紹介します。
・アイスブレイクを実施し、話しやすい雰囲気を作る
・会議のルールを決め、参加者に伝える
・関係のない話に逸れてしまった場合は、話を遮り引き戻す
・発言が少ない人に話を振る
・話が長く要点がわからない場合は、「要点は何か」を聞くか、自分でまとめる
・リモート会議の場合は、相づちはオーバーに

内容を整理して改めて投稿します。

最後に

ここまで準備したら、会議まで進め方や議題について良く確認しておきましょう。
今回会議のファシリテーションについて説明しましたが、ファシリテーションは“慣れ”な部分が大いにあるので、上記は参考程度に留めておき、自分なりの方法を見つけて行ってください。
大切なのは”事前準備”です。これをしておくだけで、今までの会議とは大きく変わったものになるはずです！
試してみてください！

ちなみに私はこの本の内容をベースにファシリテーションの勉強しています。
まだまだ理解しきれていないので、読んで実践しわかりやすくお伝えできるように頑張ります！！